El rápido crecimiento empresarial en el sector de los servicios financieros presentaba oportunidades emergentes para su empresa, que no podía aprovechar las nuevas posibilidades debido a la lentitud de su respuesta. Su ciclo de desarrollo de un año y medio estaba provocando una pérdida de cuota de mercado en el sector.

La empresa tenía más de 60 proyectos en curso y 40 más esperando en la cola. Los equipos de proyecto se dieron cuenta de que eran incapaces de realizar más de 20 pequeñas tareas y proyectos al año debido a la falta de definición de los proyectos y fases, la mala comunicación y el aislamiento departamental. Y lo que es más importante, los proyectos no estaban alineados con los objetivos estratégicos y la visión de la empresa. Según Ana, "Cuando todo es prioritario, nada es prioritario". Sin priorización, el tiempo de reacción era demasiado lento para alcanzar el éxito cuando se presentaban las oportunidades. "En un sector en el que el momento oportuno es clave y el primero se lo lleva todo, la priorización es fundamental".

Llevarlo al liderazgo: Decisiones con valor

Ana presentó una nueva forma de trabajar, la Scrum@Scale Marco, primero al director general y luego a todo el equipo. Ana les ayudó a comprender que el valor añadido se deriva de los proyectos terminados y no de los proyectos en curso. Con recursos limitados, comprender el valor empresarial de un proyecto y elegir sabiamente para alcanzar los objetivos de la empresa permite el crecimiento de la organización.

Ana analizó todo el proceso para identificar los cuellos de botella internos y externos y elaborar un plan. Se examinó toda la lista de proyectos, se descompusieron los proyectos en características y se identificó el valor esperado; sólo se mantuvieron los proyectos alineados con la visión y los objetivos de la empresa. Una vez que la lista de proyectos se redujo de más de 100 a 40 proyectos clave, éstos se priorizaron según el valor añadido previsto para la empresa.

Se reorganizó la estructura de la empresa, pasando de los equipos en silos a los equipos interfuncionales. Se implementaron Sprints de una semana para todos los proyectos, con analistas de negocio trabajando en no más de dos proyectos y equipos de desarrollo trabajando en un solo proyecto a la vez. Con todos los departamentos trabajando en el mismo orden de prioridad y fecha de entrega prevista, la empresa pudo empezar a tener tribus y escuadras que progresaban de forma oportuna en el backlog.

El salto de fe

Esta empresa tuvo que dar un salto de fe y confiar en que los cambios de 180º en el proceso tendrían éxito. Al principio, los propietarios de los productos temían tener menos proyectos en curso, pero las Revisiones de Sprint semanales centradas en destacar los progresos mitigaron estos temores. La prueba definitiva fueron los cambios repentinos creados por la pandemia, ¡pero el nuevo sistema organizativo demostró ser lo suficientemente ágil como para adaptarse rápidamente a la nueva realidad!

Resultados de la aplicación del Scrum@Scale

¡La reestructuración y el establecimiento de prioridades fueron un éxito extraordinario! Después de 10 meses (ocho de ellos en medio de una pandemia), ¡el número de proyectos entregados se triplicó!

• Un récord de 69 proyectos completados con éxito
• El mes de octubre fue el más rentable de la historia de la empresa, superando los récords anteriores en 10% en un momento en el que se estaba haciendo historia por los retos a los que se enfrentaban las empresas en una pandemia
• Cerró el año con un crecimiento interanual de 3% a pesar de los retos de una pandemia mundial

Quién es Ana Lucía Paiz Gómez

Ana es un Scrum Inc. Trainer, Consultor de Transformación Ágil y Registered Scrum Master con amplia experiencia en los sectores tecnológico y tinancial y más de siete años de experiencia en Scrum y marcos ágiles. Ha dirigido con éxito proyectos de Adobe Experience Manager (AEM), proyectos de Elastic Path (EP) y proyectos de servicios financieros y bancarios.

Ha trabajado con un amplio abanico de empresas, desde start-ups hasta empresas de Fortune500, para crear la mejor experiencia digital para sus clientes. Ha impartido una sesión de formación Scrum de varios días en la Universidad del Valle de Guatemala.

Ana tiene una amplia experiencia práctica en la implementación de Scrum a nivel de equipo y organización como Coach y Registered Scrum Master de Scrum. Posee las credenciales activas Registered Scrum Master, Registered Product Owner, Registered Scrum@Scale Practitioner y Registered Scrum Trainer de Scrum Inc.™

Su experiencia incluye una summa cum laude Licenciado en ingeniería industrial, licenciado de primera clase en gestión de ingeniería, una certificación de negocios internacionales, ejecutivo y vida Coach, y un cum laude Máster en perfiles de personalidad, negociación y mediación.