Caso práctico Agile Education

Contexto empresarial

El proyecto consistía en una asociación entre un minorista de moda italiano y un proveedor de servicios logísticos (PSL) responsable de gestionar las operaciones de la cadena de suministro en toda Europa. Era esencial disponer de un sólido sistema de gestión de almacenes (SGA) que permitiera la gestión de inventarios, la tramitación de pedidos y la distribución a los puntos de venta sin fisuras.

Había mucho en juego. Un estricto plazo de 8 meses coincidía con el calendario de la moda, en el que los retrasos podían alterar temporadas enteras. Además, se avecinaba una penalización de 1 millón de euros por incumplimiento. Entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto no era sólo una prioridad: era una necesidad.

Desafíos

El proyecto presentaba una compleja serie de retos:

1. Grandes apuestas y riesgos financieros: Incumplir el plazo no sólo acarrearía sanciones, sino que también podría dañar la reputación tanto del minorista como del PSL.
2. Requisitos en evolución: La falta de especificaciones detalladas y las prioridades cambiantes exigían un planteamiento flexible para adaptarse a las necesidades emergentes.
3. Barreras lingüísticas y de comunicación: Los equipos se dividieron entre Italia y la base del PSL, y el cliente italiano se comunicaba principalmente en su lengua materna, mientras que el equipo de desarrollo operaba en inglés.
4. Dependencia de equipos externos: El proyecto dependía en gran medida de terceros desarrolladores para las interfaces electrónicas, lo que introducía capas adicionales de coordinación y posibles retrasos.
5. Equipos distribuidos geográficamente: Los miembros del equipo estaban repartidos por varios lugares, lo que dificultaba la colaboración y la alineación.
6. Resistencia a la Adopción Ágil: Los ejecutivos y altos cargos interesados, poco familiarizados con las metodologías ágiles, dudaron inicialmente de su pertinencia y eficacia para este proyecto.

¿Por qué Scrum?

El equipo eligió Scrum como marco ideal para este proyecto porque su flexibilidad y enfoque de entrega iterativo abordaban las complejidades del entorno de alto riesgo. La adaptabilidad de Scrum permitió al equipo gestionar la evolución de los requisitos mediante Sprints iterativos sin poner en peligro el calendario general. La confianza del marco en métricas como puntos de historia y velocidad, proporcionó información clara sobre el progreso y la capacidad del equipo. Esto ayudó a garantizar una mejor planificación y toma de decisiones. Al hacer hincapié en la propiedad del equipo y fomentar la colaboración interfuncional, Scrum colmó las lagunas de comunicación y cultivó un fuerte sentido de la responsabilidad entre los miembros del equipo. Las dos semanas Sprint La cadencia creó un flujo de trabajo sostenible, garantizando un progreso constante y evitando el agotamiento. Estas características hicieron de Scrum un potente motor del éxito del proyecto.

El enfoque

El proyecto tuvo éxito gracias a varias prácticas estratégicas que garantizaron una ejecución y entrega sin problemas.

1. En primer lugar, el equipo dio prioridad a una mayor transparencia. Para ello, utilizaron herramientas como los tableros Kanban y celebraron Opiniones sobre Sprint para mantener una visibilidad continua del progreso. Esto fomentó la confianza y la colaboración entre las partes interesadas.
2. Siguiente, gestión proactiva del riesgo desempeñó un papel crucial. El equipo repriorizaba periódicamente la retraso para adaptarse a la evolución de los requisitos y hacer frente a retos imprevistos. En conjunto, esto mantuvo al equipo adaptable y centrado.
3. A medida que el proyecto se acercaba a su fin, coubicación física y simulacros se convirtió en algo esencial. Los miembros del equipo se reunieron en el almacén para simular situaciones reales. Identificaron los posibles problemas y garantizaron una transición fluida durante la implantación.
4. Por fin, integrar equipos externos Se reforzó la coordinación. Los desarrolladores externos participaron en las reuniones diarias y en las sesiones de Planificación del Sprint, alineando sus esfuerzos con los objetivos del proyecto. Este enfoque cohesivo redujo las diferencias y contribuyó a una ejecución unificada.

Factores de éxito

El liderazgo de apoyo desempeñó un papel fundamental en el éxito del proyecto. A gestor con visión de futuro defendió Scrum, consiguió la aceptación de los ejecutivos y se aseguró de que el equipo dispusiera de los recursos necesarios. A dedicado Product Owner (PO)Con fluidez tanto en italiano como en inglés, salvó las distancias culturales y de comunicación, asegurándose de que el equipo comprendía claramente y cumplía eficazmente los requisitos. Preparar al equipo, un taller de formación inicial en Scrum proporcionó conocimientos básicos y generó entusiasmo por las prácticas ágiles. Adoptar habilidades en forma de TAdemás, los miembros del equipo fueron más allá de sus competencias básicas, aumentando la flexibilidad y la adaptabilidad a los cambios de prioridades. Además, regular Retrospectivas fomentó una cultura de mejora continua, que permitió al equipo identificar los cuellos de botella, perfeccionar los procesos y mejorar constantemente su rendimiento. Esta combinación de liderazgo, formación, adaptabilidad y aprendizaje iterativo creó una base sólida para el éxito del proyecto.

Resultados

La implantación de Scrum transformó la trayectoria del proyecto, ofreciendo resultados notables:

• Entrega a tiempo: El SGA se completó en el plazo de 8 meses, evitando penalizaciones y ajustándose perfectamente a las exigencias estacionales del minorista.
• Mejora de la velocidad del equipo: A lo largo de 30 sprints, la velocidad del equipo mejoró en 115%, lo que refleja una mayor productividad y colaboración.
• Satisfacción del cliente: Como resultado, el minorista elogió la calidad de la solución y la capacidad de respuesta del equipo a sus necesidades, lo que consolidó la asociación.
• Adopción ágil más amplia: Además, inspirado por el éxito de este proyecto, el PSL amplió las prácticas ágiles a más del 50% de sus equipos, impulsando la transformación de toda la organización.

Conclusión

Scrum puede hacer posible lo aparentemente imposible. Gracias al empirismo, Scrum crea un grado razonable de certidumbre y previsibilidad en el incierto y complejo mundo del desarrollo de productos. Sin duda, este proyecto de logística habría fracasado totalmente si se hubieran seguido estrictamente las fases tradicionales de desarrollo de software de proyectos. Los plazos para un proyecto de esta envergadura eran bastante estrictos, sin lugar para la reelaboración o los cambios en un proceso en cascada. Scrum garantizó que el equipo tuviera un software funcional, probado y validado al final de cada Sprint. También les permitía reflexionar continuamente sobre su progreso e intercambiar ideas sobre posibles mejoras.

Naturalmente, no todos los aspectos de este proyecto se abordaron a la perfección; al fin y al cabo, Scrum es sencillo de entender pero difícil de dominar, pero Scrum es lo que hizo que este proyecto fuera un éxito. El equipo consiguió entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y a satisfacción del cliente. Después de este proyecto, el responsable regional del SGA pasó a otro departamento y ayudó a los equipos de desarrollo en escalando Scrum. En este momento, más del 50% de los equipos de desarrollo de la organización LSP han adoptado Scrum y/u otras metodologías ágiles (Kanban, XP) gracias a éxitos anteriores en la organización.

Sobre Romaric Chardonneau

Romaric Chardonneau es un experimentado coach de Agile, Registered Scrum@Scale Trainer™ y Registered Scrum Trainer™ por Scrum Inc.ex director de TI y profesional de la cadena de suministro apasionado por Agile tanto a nivel de equipo como de empresa. Es cofundador de Value Insights GmbHuna empresa de coaching y formación en Agile y Gestión de Servicios de TI situada en Basilea (Suiza). Tiene 20 años de experiencia en gestión de proyectos, programas y carteras, gestión de productos, desarrollo de software, gestión de proveedores, gestión de aplicaciones, Gestión de Servicios de TI, gestión de equipos de TI (in situ, a distancia) y cadena de suministro de TI. Romaric tiene una capacidad demostrada para contratar y formar a profesionales de TI cualificados y con talento, lo que da lugar a equipos de alto rendimiento.

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