Estudio de caso Scrum@Scale

Resumen del caso Scrum@Scale

Esta gran empresa sanitaria estaba preparando la versión 3.0 de su plataforma de gestión de ensayos clínicos; una importante actualización que implicaba la estabilización de varios módulos adquiridos por un tercero, nuevas funciones y la incorporación de la interfaz de usuario Lightning de Salesforce. Planificado como un lanzamiento en cinco fases a lo largo de 18 meses, un enfoque tradicional en cascada les estaba haciendo retrasarse. Durante las dos primeras fases, se produjeron retrasos, se incumplieron los plazos, la mitad de los módulos se consideraron inestables y la calidad fue escasa. Cinco equipos de diferentes países y zonas horarias no trabajaban en cadencia. Era necesario un escalado mínimamente viable. Se recurrió a Tom para volver a encarrilar el despliegue.

La solución: Priorizar y acelerar el ritmo

Registrado Formador de Scrum y Scrum@Scale Tom Wessel fue contratado en la fase 3 para acelerar la entrega y la calidad en este departamento de 60 personas. Las fases uno y dos no habían dado resultados.

El primer paso fue determinar cuáles eran los "elementos imprescindibles" para el Producto Mínimo Viable (MVP) 3.0. Tom ayudó al equipo a revisar la visión del producto 3.0 para crear una alineación. Para ayudar a hacer realidad la visión, Tom trabajó con la dirección para priorizar y perfeccionar el backlog de alto nivel y crear una hoja de ruta para prever el plan de lanzamiento de un Producto Mínimo Viable (MVP) en la Fase 3 y los subsiguientes Incrementos Mínimos Viables (MVI) en las Fases 4 y 5.

El equipo de gestión del Programa (es decir, el COME) se puso en marcha para eliminar los impedimentos. El trabajo se alineó y coordinó entre los cinco equipos distribuidos globalmente, con reuniones programadas para que los cinco equipos pudieran comunicarse en tiempo real. La priorización fue clave. Los modelos se descompusieron en historias más pequeñas para priorizarlas, y se solidificó la definición de listo. Se aclararon las funciones. El Jefe Product Owner (CPO) fue entrenado en el papel de tomar las decisiones difíciles sobre las prioridades y compartirlas con los equipos.

Esta combinación, basada en datos, de priorización, clarificación, reducción del tiempo de retraso y trabajo en equipo interfuncional tuvo un éxito increíble, con un aumento de la velocidad y una mejora de la tasa de finalización de 300%.

Resultados de la aplicación del Scrum@Scale

Los resultados de sus siete breves semanas de sprint fueron asombrosos. Ideas totalmente nuevas, aplicadas con agilidad, proporcionaron a la empresa soluciones de valor para un reto sin precedentes.

• La finalización de los requisitos empresariales aumentó 300% de la Fase 1 y 2 a la Fase 3
• 18 requisitos empresariales completados en las fases 1 y 2; 53 requisitos empresariales completados en la fase 3
• Los ciclos de opinión de los usuarios finales pasaron de ser trimestrales a mensuales
• El equipo principal, las partes interesadas y los clientes ven ahora la evolución de las soluciones de forma regular a través de demostraciones en las que pueden dar su opinión
• Los Analistas de Negocio se han convertido en Product Owners que pueden destilar los requisitos en Historias de Usuario que impulsan la innovación
• Los ejecutivos tienen acceso a información en tiempo real sobre el progreso de las entregas sin interrumpir el tiempo de desarrollo
• Se está abordando la deuda técnica y mejorando la calidad
• El Scrum de los Scrums se centra bien en la visión holística del programa, las interdependencias, la coordinación y los impedimentos que hay que abordar
• El equipo utiliza una lista de comprobación para el despliegue del software que permite un control de calidad coherente
• Hay planes para contratar a otro OP, preferiblemente en la India, pero esto no ocurrirá hasta la Fase 5

Un resultado importante de esta implementación fue el marco de éxito a emplear para futuras implementaciones. La coordinación geográfica, las métricas comunes, un sólido Equipo de Acción Ejecutiva (EAT), la planificación de la ampliación, el establecimiento de prioridades y el aumento de la frecuencia de los comentarios son las herramientas que condujeron al éxito, y pueden aplicarse a futuros esfuerzos.  

¿Quién es Tom Wessel?

Scrum registrado y Scrum@Scale Trainer Tom Wessel tiene más de una década de experiencia ayudando con éxito a las empresas a ser más ágiles.  

"A lo largo de mi carrera, he tenido la oportunidad de desempeñar un sinfín de funciones en diversos sectores construyendo complejos sistemas de software. Lo que he aprendido es que las personas de cualquier organización quieren hacerlo lo mejor posible. Sólo necesitan que el liderazgo les dé la dirección, unos límites básicos dentro de los cuales operar, un apoyo desenfrenado y salir de su camino.

El ritmo del cambio en el mundo actual no tiene precedentes y no hará más que acelerarse. Para que las organizaciones sigan prosperando deben convertirse en sistemas adaptativos que hagan del cambio parte de su ADN.

La gente aprenderá tecnología, procesos, prácticas y técnicas. Estas cosas son difíciles. Lo que es más difícil es reunir a grupos dispares de personas dentro de una organización para crear equipos de alto rendimiento y organizaciones de alto rendimiento que aceleren la entrega de grandes productos y servicios a sus clientes. Ayudar a las organizaciones a alcanzar este estado es mi pasión".