Estudio de caso Scrum@Scale

Scrum@Scale Resumen del caso práctico: Conectar a las personas

Gabe se enfrentó al reto de guiar a la sucursal brasileña de una empresa de fabricación de maquinaria en el desafío de perder el acceso directo y personal a sus clientes debido a la pandemia. Aunque tenía mucho éxito, la empresa tenía una estructura en cascada que no le permitía adaptarse rápidamente a un modelo de negocio totalmente nuevo. Anteriormente, 80% de sus ventas se realizaban en persona en ferias de agricultura o construcción. Además, el servicio y la asistencia se prestaban en persona. Para aumentar el reto, su mercado es una empresa estacional, con una pequeña ventana de mercado antes de la temporada en la que se necesita el equipo, durante la cual se realizan las compras. Cuando se cancelaron todas las ferias en 2019, se necesitaron inmediatamente nuevas soluciones para conectar con los clientes.

La solución: Decisiones con el Producto Mínimo Viable

El equipo estaba compuesto en su totalidad por voluntarios. En la fase de ideación, no había liderazgo ni gestión directa, pero el equipo estaba facultado para tomar decisiones. La idea era pensar realmente fuera de la caja, porque nada de lo que sabían o de las soluciones que tenían cubriría los nuevos retos a los que se enfrentaban. La estimación original para una plataforma que permitiera la visualización en 3D de los equipos, una forma de que los clientes compraran piezas de recambio y permitiera a los distribuidores tener gráficos directos con los clientes era de cinco meses. Sin embargo, debido a la ventana de venta estacional del mercado, tuvieron que encontrar una forma de vender y dar soporte a su producto en un plazo de siete semanas. La velocidad y el valor con un producto mínimo viable fueron los elementos clave.

Se formaron equipos de voluntarios con una burocracia mínima. Se formó un Equipo de Acción Ejecutiva (EAT) para eliminar los impedimentos, compuesto por Gabe como entrenador, dos directores, un entrenador y el Jefe Product Owner (CPO). El EAT estaba conectado a tres equipos multifuncionales y multidisciplinares de marketing, precios y apoyo a los concesionarios, con tres socios responsables de la informática.

Los tres pilares del equipo eran: entregar la plataforma, construir el contenido, liberar la plataforma para su comercialización. La primera semana se dedicó a la formación, y luego se lanzaron directamente a las soluciones.

Con la ventana estacional total de siete semanas, decidieron dar prioridad a la línea de productos agrícolas, al contenido en portugués, y centrarse en la plataforma online, no en las aplicaciones. Limitaron el alcance a un producto mínimo viable.

• Esta priorización les permitió, en siete cortas semanas, completar 70% del valor y 30% de las características
• Durante los tres meses siguientes, completaron los 30% restantes de valor, completaron 50% de las características
• 20% de las características fueron canceladas por ser innecesarias

Con el modelo Scrum@Scale, pudieron priorizar para obtener el máximo valor a gran velocidad. Las soluciones "fuera de la caja" les permitieron la velocidad y la flexibilidad para responder a un reto sin precedentes.

Resultados de la aplicación del Scrum@Scale

Los resultados de sus siete breves semanas de planificación y reestructuración fueron asombrosos. Se aplicaron ideas totalmente nuevas con una velocidad increíble y proporcionaron a la empresa soluciones de valor para un reto sin precedentes.

• El producto mínimo viable (MVP) se entregó en siete semanas, en lugar de cinco meses, con 70% del valor entregado en sólo siete semanas.
• Un récord de 69 proyectos completados con éxito
• 63 millones de impactos de comunicación en los primeros 3 meses
• 604.000 accesos a la nueva plataforma en los primeros 3 meses
• 250.00 usuarios únicos registrados
• 10.000 sesiones de chat de apoyo directo con los Distribuidores en los primeros 3 meses
• 4.800 cupones generados y utilizados para compras en los primeros 3 meses
• 1.500 ventas de equipos nuevos en los dos primeros meses
• Más de mil millones de reales brasileños (más de $190 millones de dólares) vendidos a través de la plataforma en los primeros seis meses

¿Quién es Gabe Jank?

Gabe Jank, a Scrum registrado y Scrum@Scale Trainer™es un profesional con 20 años en TI (Tecnologías de la Información), de los cuales 13 han sido trabajando con SAP, Infraestructura, Sistemas y Liderazgo de Equipos Globales. Tiene experiencia en el apoyo a la Transformación Digital y en la implementación de métodos ágiles (mentalidad ágil y DevSecOps), y en el coaching de liderazgo y organizaciones a través del cambio.