Caso práctico Agile Education

Estudio de caso   

Resumen: De un enfoque en cascada y en silos a una entrega al mercado 5-10 veces más rápida 

Una de las mayores franquicias minoristas de bricolaje de los Países Bajos, con un estilo de gestión en cascada, se mostraba escéptica ante la posibilidad de implantar Scrum@Scale podían marcar la diferencia, pero su nuevo Director de Comercio Electrónico tenía experiencia en Agile y una visión de cambio. Incorporó Registered Scrum@Scale Trainer Serge Beaumont para hacerlo realidad. Cuando llegó, Serge se dio cuenta de que los proyectos tardaban entre 3 y 12 meses en comercializarse, o incluso más, y señaló que "el proceso era tan lento que parecía estar parado". Con una estructura organizativa en silos, un proyecto no tenía más remedio que avanzar lentamente a través de muchos equipos. En consecuencia, había un desajuste entre las expectativas y la entrega, porque cuando un proyecto estaba finalmente listo, las necesidades del cliente habían cambiado. Sin duda, había llegado el momento de ser más ágiles.

La Solución: Equipos autónomos interfuncionales con coordinación entre equipos

Inmediatamente, Serge empezó por crear cinco equipos multifuncionales y autónomos, cada uno de ellos responsable exclusivo de una parte distinta del proceso. Esto permitió que el trabajo avanzara muy rápidamente y que cada equipo pudiera completar simultáneamente su parte del proyecto sin esperar primero a otro equipo. Como resultado de tener equipos alineados con el negocio, pudieron escala cinco equipos a la vez y seguir manteniendo una complejidad baja.

Serge formó a los equipos y se aseguró de que cada miembro comprendiera su finalidad, alcance y Definición de Hecho. Las funcionalidades autónomas se alinearon para que no hubiera lagunas ni solapamientos. La fase inicial Lista de productos pendientes para los dos primeros Sprints se creó troceando los proyectos en cascada actuales, y Serge ayudó al equipo a planificar seis Sprints por adelantado para que tuvieran un comienzo más suave. El equipo decidió simplificar las cosas creando un muro de la cartera con notas adhesivas y eventos sincronizados para los sprints, de modo que todos los equipos pudieran trabajar simultáneamente. La formación inicial y la configuración duraron aproximadamente un mes, y los equipos estaban listos para empezar. 

El enfoque de Serge fue mantener esta implementación del Scrum@Scale lo más sencilla posible. En consecuencia, los cinco equipos Scrum interfuncionales realizaron Sprints sincronizados de dos semanas. En Equipo Ejecutivo de Acción estaba formado por el actual Director y Scrum Masters, y el Director y Product Owners formaban el MetaScrum Ejecutivo. Los sprints duraban dos semanas, el scrum diario tenía lugar semanalmente y las reuniones de cartera se celebraban quincenalmente. No hubo fricciones internas una vez iniciada la implantación del Scrum@Scale gracias a la forma sincronizada de trabajar. También se redujo enormemente la sobrecarga del proceso.

Resultados de la aplicación del Scrum@Scale

Los resultados de esta implantación fueron rápidos e impresionantes. Los equipos autónomos interfuncionales permitieron una entrega al mercado entre 5 y 10 veces más rápida, el cumplimiento de las expectativas y la entrega anticipada de elementos de gran valor.

• El tiempo de comercialización se redujo de 3-12 meses a 1-6 semanas, ¡una reducción del 88-92%! 
• Mayor alineación entre las expectativas del cliente y la entrega gracias a la reducción del plazo de entrega
• Pequeños trozos de entrega para un valor de entrega temprana, con la mayor parte del valor entregado en las fases iniciales
• Reducción masiva de los gastos generales del proceso
• Sin fricción interna gracias al modo de trabajo sincronizado
• Visión clara y convincente
• Las ventas de comercio electrónico aumentaron de aproximadamente 5% de las ventas totales a 20-50%